Hoy en día la automatización de los procesos es fundamental en todas aquellas organizaciones que desean aumentar su productividad, dado que simplifica las operaciones permitiendo que gerentes y directivos puedan enfocar más tiempo y esfuerzo de sus equipos en otras actividades más estratégicas, que le reportarán mayores beneficios a la empresa.
Todo proceso está conformado por tareas y/o actividades; las mismas que pueden simplificarse automatizando las actividades repetitivas y operativas; ello reducirá el tiempo de ejecución del proceso y reducirá los errores que se puedan presentar al trabajar de forma manual, facilitando las actividades de control.
Automatizar los procesos de su empresa permite:
1. Reducir costos
* Hacer más eficiente la operación logrando reducir los costos al hacer un mejor uso de los recursos, por ejemplo, menos uso de papel impreso.
* Se puede mejorar la carga de los equipos liberando horas-hombres para que sean mejor utilizadas. Se disminuye significativamente errores humanos que pueden ocurrir de forma manual ocasionando pérdidas.
* Aunque implementar ciertos sistemas automatizados genera algunos costos por instalación y mantenimiento, la inversión realizada es recuperada en corto o mediano plazo.
2. Ahorro de tiempo
* Se reducen los intervalos entre una actividad y otra permitiendo así una reducción significativa del tiempo de ejecución para llevar a cabo un determinado proceso.
* Al reducir el trabajo manual por otro automatizado se pueden agilizar, por ejemplo, el proceso Procure to Pay: a) negociaciones con proveedores; b) publicación de Ordenes de Compra; c) seguimiento de entregas; d) pre-registro de facturas por proveedores; e) publicación de pagos y cuentas corrientes a proveedores; entre otros.
3. Resultados siempre actualizados
* Permite hacer un mejor seguimiento de todo el proceso y en cualquier momento, facilitando además la búsqueda de datos y la obtención de informes.
4. Mejora del control de las operaciones
* Uno de los principales beneficios de la automatización de procesos es la eliminación de errores por la actividad manual, facilitar la elaboración de información de valor, siempre al día y disponible para consulta rápida; ante cualquier eventualidad o problema esta información puede ofrecer soluciones de forma precisa e inmediata.
5. Mejora la comunicación
* Un sistema automatizado bien implementado asegura que la información llegue completa a la persona indicada. Además mejora la interacción de los integrantes dentro del grupo de trabajo permitiéndoles compartir información de interés o solicitar dicha información.
* Se pueden compartir tareas y proyectos con el resto de los integrantes ya sea para analizarlos, corregirlos y/o aprobarlos.
Procesos empresariales que puedes automatizar
Si tu negocio ejecuta procesos con ciertas características, la automatización te irá muy bien:
● Si son actividades altamente predictibles.
● Cuando haya actividades o acciones de hechos desencadenantes ya pre configurados.
● Aquellos procesos que tienen reglas muy claras y sin excepciones en sus flujos.
● Cuando se dan transacciones de alto volumen.
● Para aquellos procesos que son propensos al error humano.
● Cuando manejas bases de datos.
● Para acciones y tareas simples y repetitivas.
● Cuando hay flujos en los que se genera una carga de trabajo manual significativa.
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