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¿Por qué automatizar los procesos de tu empresa?

Hoy en día la automatización de los procesos es fundamental en todas aquellas organizaciones que desean aumentar su productividad, dado que simplifica las operaciones permitiendo que gerentes y directivos puedan enfocar más tiempo y esfuerzo de sus equipos en otras actividades más estratégicas, que le reportarán mayores beneficios a la empresa.


Todo proceso está conformado por tareas y/o actividades; las mismas que pueden simplificarse automatizando las actividades repetitivas y operativas; ello reducirá el tiempo de ejecución del proceso y reducirá los errores que se puedan presentar al trabajar de forma manual, facilitando las actividades de control.


Automatizar los procesos de su empresa permite:


1. Reducir costos

* Hacer más eficiente la operación logrando reducir los costos al hacer un mejor uso de los recursos, por ejemplo, menos uso de papel impreso.

* Se puede mejorar la carga de los equipos liberando horas-hombres para que sean mejor utilizadas. Se disminuye significativamente errores humanos que pueden ocurrir de forma manual ocasionando pérdidas.

* Aunque implementar ciertos sistemas automatizados genera algunos costos por instalación y mantenimiento, la inversión realizada es recuperada en corto o mediano plazo.



2. Ahorro de tiempo

* Se reducen los intervalos entre una actividad y otra permitiendo así una reducción significativa del tiempo de ejecución para llevar a cabo un determinado proceso.

* Al reducir el trabajo manual por otro automatizado se pueden agilizar, por ejemplo, el proceso Procure to Pay: a) negociaciones con proveedores; b) publicación de Ordenes de Compra; c) seguimiento de entregas; d) pre-registro de facturas por proveedores; e) publicación de pagos y cuentas corrientes a proveedores; entre otros.



3. Resultados siempre actualizados

* Permite hacer un mejor seguimiento de todo el proceso y en cualquier momento, facilitando además la búsqueda de datos y la obtención de informes.



4. Mejora del control de las operaciones

* Uno de los principales beneficios de la automatización de procesos es la eliminación de errores por la actividad manual, facilitar la elaboración de información de valor, siempre al día y disponible para consulta rápida; ante cualquier eventualidad o problema esta información puede ofrecer soluciones de forma precisa e inmediata.


5. Mejora la comunicación

* Un sistema automatizado bien implementado asegura que la información llegue completa a la persona indicada. Además mejora la interacción de los integrantes dentro del grupo de trabajo permitiéndoles compartir información de interés o solicitar dicha información.

* Se pueden compartir tareas y proyectos con el resto de los integrantes ya sea para analizarlos, corregirlos y/o aprobarlos.


Procesos empresariales que puedes automatizar

Si tu negocio ejecuta procesos con ciertas características, la automatización te irá muy bien:

● Si son actividades altamente predictibles.


● Cuando haya actividades o acciones de hechos desencadenantes ya pre configurados.


● Aquellos procesos que tienen reglas muy claras y sin excepciones en sus flujos.


● Cuando se dan transacciones de alto volumen.


● Para aquellos procesos que son propensos al error humano.


● Cuando manejas bases de datos.


● Para acciones y tareas simples y repetitivas.


● Cuando hay flujos en los que se genera una carga de trabajo manual significativa.


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