La adecuada gestión de contratistas en Colombia

¿Cómo la automatización mejora la eficiencia y reduce riesgos? La gestión de contratistas es un componente esencial para cualquier empresa en Colombia, especialmente cuando se trata de cumplir con las normativas de seguridad y salud en el trabajo. El Decreto 1072 de 2015 establece claros lineamientos que deben seguir las empresas contratistas para garantizar el bienestar de todos los trabajadores, incluidos aquellos que son externos. Las empresas que destinan recursos a verificar el cumplimiento normativo no solo están obedeciendo la ley, están ayudando a que sus contratistas cuenten con condiciones seguras de trabajo, cumpliendo con los estándares mínimos exigidos para proteger a su personal. A la larga, no se trata solo de cumplir con una norma, se trata de prevenir accidentes y cuidar la vida de quienes hacen posible el trabajo todos los días. La gestión comienza por lo humano.

En este artículo, exploraremos cómo una adecuada gestión de contratistas puede optimizar los procesos y cómo las herramientas de automatización pueden ser fundamentales para mejorar la eficiencia y reducir riesgos, especialmente en la validación de afiliación y pago a la EPS y ARL, en cumplimiento de normativas.

¿Qué significa ser Contratista?

En Colombia, ser contratista significa ser una persona natural o jurídica que celebra un contrato con una entidad pública o privada para ejecutar una obra, es decir trabaja en beneficio de terceros, así presta un servicio o suministra bienes, bajo condiciones previamente acordadas. Los contratistas pueden operar en un amplia gama, ya sea como contratistas independientes o como empresas, asumiendo responsabilidades legales y fiscales según el tipo de contrato y sector en el que se desempeñen al prestar estos servicios externos.

¿Qué Implica la Gestión de Contratistas?

La gestión de contratistas abarca varios aspectos críticos, incluidos la selección, contratación, supervisión y evaluación del desempeño de las empresas externas o personas que prestan servicios a la organización. En Colombia, las empresas contratantes deben asegurarse de que los contratistas cumplan con los requisitos legales establecidos en el Decreto 1072 de 2015, que tiene como objetivo proteger aspectos de seguridad y salud en el trabajo.

Algunos de los principales elementos de una adecuada gestión de contratistas, es decir quienes regularmente ofrecen servicios externos, incluyen:

• Definición de Competencias: Identificar las habilidades específicas necesarias para realizar el trabajo de manera segura y eficiente.

• Criterios de Evaluación y Seguimiento: Establecer parámetros claros para medir el rendimiento y cumplimiento de la calidad del contratista, además de ayudar a identificar medidas preventivas y requisitos de seguridad y salud laborales.

• Control Documental: Implementar un sistema robusto para verificar que los contratistas poseen toda la documentación requerida, como certificados de afiliación a la EPS y ARL con el objetivo de cumplir normas de seguridad y salud en el trabajo.

La importancia de la automatización en la gestión documental

Uno de los mayores desafíos en la gestión de contratistas es el control documental. La recopilación y verificación manual de documentos pueden ser tareas administrativas tediosas y propensas a errores. Según datos de la Superintendencia de Riesgos Laborales, el 70% de las empresas que enfrentan sanciones por incumplimiento de normativas de seguridad lo hacen debido a errores en la validación de documentos. Esto puede resultar en multas millonarias y, lo que es peor, en riesgos a la salud y seguridad de los trabajadores al no cumplir estos protocolos de seguridad y salud en el trabajo, de acuerdo al Consejo Colombiano de Seguridad CCS.

¿Cómo puede ayudar la Automatización?

La implementación de herramientas de automatización permite centralizar y simplificar el proceso de gestión documental con alta calidad. A continuación, se detallan algunos pasos claves en los que la automatización puede beneficiar a las empresas contratistas colombianas:

1. Validación Automatizada: Las plataformas digitales pueden verificar automáticamente la afiliación a EPS y ARL de los contratistas, o sea el pago de aportes parafiscales, reduciendo el riesgo de errores humanos, siendo estas tareas repetitivas. Esto asegura que todas las partes involucradas estén debidamente cubiertas, y ayuda a evitar sanciones económicas. Idealmente esta validación se debe dar en las diferentes etapas del proceso.

2. Seguimiento en Tiempo Real: Las herramientas especializadas permiten generar informes en tiempo real sobre el estado de la documentación de cada contratista de acuerdo a los servicios contratados. Esto facilita la toma de decisiones, medidas de control rápidas y eficaces para la empresa contratante de acuerdo a sus evaluaciones de riesgos.

3. Centralización de la Información: La digitalización centraliza todos los documentos en una única plataforma, lo que mejora la accesibilidad y la colaboración entre equipos internos y contratistas.

4. Anticipación de Riesgos: Al contar con un sistema automatizado, se asegura un cumplimiento normativo, así las empresas pueden identificar y mitigar posibles riesgos asociados con la falta de documentación de personas naturales o incumplimientos normativos antes de que se conviertan en problemas serios. Es decir, estos sistemas ayudan a las empresas contratantes en las evaluaciones de riesgos.

Estadísticas Relevantes

En Colombia, el cumplimiento del Decreto 1072 de 2015 no es opcional, es una normativa vigente; una obligación legal para las empresas contratistas. Un estudio reciente del Ministerio de Trabajo indica que las empresas que implementan una gestión robusta de contratistas pueden reducir los accidentes laborales en un 40%. Además, las empresas que han digitalizado sus procesos de gestión documental reportan una reducción del 30% en el tiempo de validación de documentos.

Adicionalmente cada vez más empresas suman iniciativas para mejorar sus procesos de Seguridad y Medio Ambiente, ya que hoy en día estamos más conscientes de crear mejores lugares de trabajo, donde colaboradores, proveedores de servicios, trabajadores independientes u otros, puedan interactuar y brindar sus servicios de mejor forma.

La adecuada gestión de contratistas y el cumplimiento normativo es un pilar fundamental para garantizar la seguridad y salud en el trabajo en Colombia, o sea juega un papel crucial. Automatizar procesos como la validación de afiliación y pago a la EPS y ARL no solo minimiza el error humano, sino que también reduce el riesgo de multas y sanciones por errores del control documental sin afectar los objetivos del proyecto. Con las herramientas adecuadas, las empresas pueden mejorar su eficiencia, cumplir con las normas de seguridad, generar un blindaje legal, y, lo más importante, proteger a todos sus colaboradores o trabajadores subcontratados. En un entorno laboral cada vez más complejo, la digitalización y automatización mediante software especializado se convierten en aliados indispensables para el éxito empresarial, son servicios en beneficio de todas las partes.

Te invitamos a conocer Mawesi Contractor Management, una plataforma de automatización para procesos relacionados con la gestión para contratistas, ahora tiempo y dinero en la validación de documentación, revisión de requisitos contractuales y más, reserva una cita con nosotros.